Quản lý hồ sơ bao gồm quản lý thông tin về tài sản trong hoạt động khách hàng và những thông tin cơ bản nhất của khách hàng.Chỉ có đảm bảo sự hoàn chỉnh về mọi mặt của "hồ sơ" mới có lợi cho sự phát triển lâu dài của doanh nghiệp.Bạn có thể tham khảo giải pháp mô tả chi tiết dưới đây để biết cách thức tiến hành quản lý hồ sơ khách hàng:

Miêu tả chi tiết

Xây dựng hoàn chỉnh hồ sơ khách hàng
Khi xây dựng hồ sơ khách hàng,doanh nghiệp nên thẩm tra một cách nghiêm túc thông tin xác thực của khách hàng như: giấy phép, phương thức liên hệ, địa điểm xuất hàng... xây dựng hồ sơ khách hàng một cách hoàn chỉnh sẽ đảm bảo mối liên hệ liên tục với khách hàng. Các doanh nghiệp nhạy bén là doanh nghiệp biết nắm trong tay mọi thông tin khách hàng như: tình hình kinh doanh, các sự kiện, đặc trưng của khách hàng.

Theo sát thông tin khách hàng

Do doanh nghiệp đặt quyền lợi của mình lên vai nhân viên bán hàng, vì thế, họ luôn coi nhẹ việc theo sát thông tin khách hàng. Về mặt này, doanh nghiệp nên xây dựng đội ngũ điều tra thông tin khách hàng. Chỉ có nắm vững đầy đủ thông tin về khách hàng mới có thể quan tâm chu đáo đến từng khách hàng, "quan hệ với khách hàng " mới có thể duy trì lâu dài.

Sử dụng hồ sơ khách hàng

Mọi sự việc quan trọng giữa khách hàng và các bộ phận trong công ty đều nên báo với bộ phận quản lý thông tin chứ không thể chỉ hạn chế trong phạm vi cá nhân một nhân viên nghiệp vụ nào đó.

Bảo quản hồ sơ khách hàng

Cán bộ công nhân viên khi rời khỏi công ty không được đem tư liệu của khách hàng ra ngoài. Các bô phận nghiệp vụ khác nên cùng với bộ phận quản lý thông tin tiếp thu, chỉnh lý thông tin khách hàng và xếp vào hồ sơ.

Quyền hạn chỉnh sửa hồ sơ

Xây dựng đội ngũ có quyền hạn chỉnh sửa hồ sơ, khi chưa có sự thống nhất của toàn bộ đội ngũ, không ai được tự ý chỉnh sửa hồ sơ của khách hàng.

Quản lý khách hàng

Các thư tín, công hàm, fax, cuộc đàm phán dài với khách hàng đều nên ghi vào hồ sơ tuân theo phương pháp qlcủa công ty, đồng thời chỉnh lý vào hồ sơ khách hàng.Đối với một số khách hàng quan trọng sẽ phát triển trong tương lai thì công ty phải cử ra hai nhân viên để liên hệ với họ và thiết lập mối quan hệ lâu dài.

Làm thế nào để hồ sơ khách hàng không ngừng đổi mới?

Doanh nghiệp có quyền xây dựng đội ngũ nhân viên điều tra thông tin khách hàng để kịp thời theo sát động thái mới nhất của khách hàng, nắm rõ đầy đủ thông tin của khách hàng, đồng thời làm mới thêm hồ sơ khách hàng. Đối với các thư tín, công hàm, fax, cuộc đàm phán dài với khách hàng đều nên ghi vào hồ sơ tuân theo phương pháp quản lý của công ty, đồng thời chỉnh lý vào hồ sơ khách hàng.